"Digital ist besser!" Ein Zitat das man oft hört, aber warum?

Ein elektronischer Aktenschrank benötigt, statt kostbarer Quadratmeter, nur ein paar Gigabytes auf einer Festplatte oder anderer Speichermedien wie CD, DVD, WORM. Das spart Raum und Geld. Auch ist ein falsches Einsortieren praktisch ausgeschlossen.
Was ist überhaupt ein digitales Archiv? Ein digitales Archiv ist ein möglichst beliebig skalierbarer Datenpool, der alle digitalen Medientypen (Audio, Video, Image, Text, Dokumente,.....) vor dem Hintergrund der

• Verfügbarkeit
• Sicherung der Qualität und
• der Zugriffs- und Suchstrategien verwaltet.

Sowohl in Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor stellen in zunehmendem Maße digitale Inhalte neben traditionellen analogen Inhalten die Informations- und damit auch Kapitalgrundlage dar. Eine Kernherausforderung dieser Entwicklung ist die langfristige Aufbewahrung und Bereitstellung. Die oft beschworene "Kurzlebigkeit" digitaler Information bezieht sich dabei nicht in erster Linie auf die Geltung bzw. Qualität der Information selbst, sondern vielmehr auf die Form und die Verfügbarkeit der digitalen Quellen. Um die Qualität der Information und damit die Information selbst zu sichern, müssen zwangsläufig Mittel und Wege einer elektronischen Archivierung im Sinne von Aufbewahrung und Bereitstellung gefunden werden. Die Notwendigkeit dieses Vorhabens wird durch drei Rahmenbedingungen bestimmt:

Gesetzgeberische Pflicht:

Mit steigender Tendenz werden von Seiten des Gesetzgebers die Rahmenbedingungen des Verhältnisses zwischen Staat und öffentlichen bzw. ökonomischen Sektor an den technologischen Wandel angepaßt. Die (steuer-)rechtliche Geschäftsabwicklung aber auch die rechtlich bindende Kommunikation wird dabei auf die neuen technologischen Möglichkeiten wie beispielsweise eCommerce, eBusiness oder ePublishing ausgeweitet. Mit der Erweiterung des Handlungsspielraumes von Unternehmen tritt aber zugleich auch die Verpflichtung der langfristige Aufbewahrung solcher Dokumente in den Vordergrund, z.B. durch die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Es ist jedoch davon auszugehen, daß bezüglich der Anforderungen, was rechtlich verpflichtend zu archivieren ist, Änderungen von Seiten des Gesetzgebers zukünftig zu erwarten sind. Hinzu kommt die Tatsache, daß auf nationaler und internationaler Ebene (EU) gleichgerichtete Bestrebungen initiiert wurden. Die zu erwartende Übernahme von EU Richtlinien im Rahmen einer Anpassung der nationalen Gesetzgebung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Korrekturen zur Folge haben.

Ökonomische Pflicht:

Neben den gesetzgeberischen Auflagen besteht aber auch ein ökonomisches Interesse an der langfristigen Aufbewahrung und Bereitstellung digitaler Informationen. Das Erstellen digitaler Inhalte und deren Verwaltung ist in der Regel mit einem erheblichen Kostenaufwand verbunden. Damit diese wichtige Kapitalgrundlage eines Unternehmens bzw. einer Institution auch den erhofften Nutzen gewährleistet, besteht ein ökonomisches Interesse an der optimalen Ausnutzung der digitalen Information z.B. durch Wiederverwertbarkeit. Um dies zu ermöglichen, ist es notwendig, digitale Information mit den geeigneten Mitteln über einen längeren Zeiträume hinaus verfügbar vorzuhalten. Langfristige Aufbewahrung und Verfügbarkeit müssen dabei Hand in Hand gehen. Eine Trennung von Archivierung und Verwendung z.B. durch (Rück-)Transformation auf analoge Medien ist in der Regel mit einem Informations-, Qualitäts- und Nutzungsverlust verbunden.

Gesellschaftliche Pflicht:

Über die o. g. Punkte hinaus ist die elektronische Archivierung auch eine gesellschaftliche Verpflichtung. In diesem Sinne wurde bereits der rechtlich bindende Sammelauftrag bewahrender Institutionen (Bibliotheken und Archive) auf elektronische Publikationen erweitert.

• langfristige Sicherung der Unternehmenswerte in einer best möglichen, dauerhaften Qualität mit einem minimierten Verlustrisiko (Verschleiß, Diebstahl, sonstige Verluste).
• Möglichkeit zur medienneutralen Datenhaltung mit geringerem Personalaufwand
• Mediengerechte Be- und Verarbeitung mit Vorschau am Arbeitsplatz, vereinfachter Distribution und Wiederverwertung. Dabei können Daten in beliebig viele verschiedene Datenformate umgewandelt, die Inhalte untereinander verknüpft sowie in verschiedenen Versionen abgespeichert werden (Versionierung).
• Beliebig flexibler Zugang durch Einrichtung größerer Benutzerkreise und sofortiger Verfügbarkeit der Archiv-Inhalte.
• Entwicklung neuer Geschäfte durch die vereinfachte Distribution bzw. Verkauf der Inhalte und die Erstellung "neuer Produkte".
• Erfüllung gesetzlich vorgegebener Auflagen, wie Unternehmens- Konzernrichtlinien, gesetzliche Bestimmungen, Transparenz über Kontrollfunktionen.
• Sie schonen die Umwelt. Ausdrucke werden nur noch für den tatsächlichen Bedarf beim Kunden produziert und Kopien in Einzelfällen erstellt. Das schont nicht nur den Baumbestand, sondern hilft uns auch weniger Chemikalien in Form von Toner und Tinte zu verbrauchen!

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